Trámites AFC
1. Devolución de Pagos en Exceso
a. ¿Qué es un pago en exceso?
Es un pago de cotizaciones por sobre los valores establecidos en la Ley.
b. ¿Qué tipos de pago en exceso contempla el sistema?
Se puede solicitar la devolución de pagos en exceso en los siguientes casos:
- Exceso de cotizaciones: son aquellas en que el pago realizado a la AFC sobrepasa los porcentajes legales en más de 0,15 UF. Se pueden producir en las cotizaciones del trabajador (0,6%) o del empleador (2,4% o 3% según sea el caso).
- Pago de cotizaciones al Seguro de Cesantía correspondientes a trabajadores no afiliados al sistema.
- Cuando el resumen del pago de cotizaciones es superior en más de 0,15 UF al total resultante en el detalle de trabajadores.
- Cuando el monto efectivamente pagado es mayor al monto informado en el formulario de pago.
- Cotizaciones que superen el monto imponible de 101,1 UF por cada empleador.
c. ¿Cómo opera la devolución de pagos en exceso?
El afiliado o empleador en los casos señalados, según corresponda, deberá llenar el formulario denominado "Solicitud de Devolución de Pagos en Exceso" ante la sociedad administradora, acompañándola de la documentación que compruebe el pago indebido como "exceso".
Los documentos de respaldo de la solicitud de devolución pueden ser los siguientes:
- Contratos de trabajo.
- Finiquitos.
- Formulario de pago de cotizaciones.
- Declaraciones juradas del afiliado o del empleador.
- Cualquier otro documento que justificadamente determine la AFC.
d. ¿Qué plazo tiene la AFC para dar solución a la solicitud de devolución de pago en exceso?
La empresa administradora dispone de un plazo de 15 días hábiles, contado desde la fecha de recepción de la solicitud, para emitir el informe de solución. Si se requieren antecedentes adicionales, lo emitirá dentro del plazo indicado o a más tardar dentro de los 10 días hábiles siguientes al de la recepción de la documentación solicitada.
e. ¿Puede ser rechazada una solicitud de devolución de pago en exceso?
Sí, la AFC puede rechazar la solicitud respectiva en los siguientes casos:
- Si no corresponde la devolución de acuerdo al análisis efectuado.
- Si los antecedentes recopilados son insuficientes para respaldar su aceptación.
- Si habiendo requerido antecedentes adicionales, el afiliado o empleador no los hubieren remitido en el plazo de 30 días hábiles contado desde la fecha del requerimiento.
En caso de rechazo, la AFC debe comunicar este hecho al solicitante en un plazo de 5 días hábiles contados desde la fecha de emisión del informe de solución, mediante correo postal, fax, correo electrónico o Internet, acompañando un detalle resumido de las razones del rechazo de la solicitud.
f. ¿Cómo se efectúa la devolución en caso de ser aprobada la solicitud por la sociedad administradora?
Las aprobaciones de solicitudes de devolución de pagos en exceso realizadas en un determinado mes, deben ser comunicadas por la AFC al afiliado o empleador a más tardar el día 15 del mes siguiente. La administradora efectúa la comunicación mediante correo certificado, privado o notificación personal, adjuntándole un cheque nominativo a su nombre por el monto nominal pagado en exceso. El pago correspondiente a la devolución también puede realizarse mediante la entrega del cheque en el centro de atención a público más cercano al domicilio del afiliado o empleador; o a través de un depósito en la cuenta corriente bancaria o de ahorro, cuyo único titular sea el solicitante.
2. Si el certificado para rebajar el aporte empleador de la indemnización registra un monto diferente a los aportes realizados por la empresa, ¿qué debo hacer para regularizar esa situación?
El ideal es que usted suscriba un sólo reclamo que incluya a todos los trabajadores que tienen ese problema, Este Reclamo puede ingresarlo en www.afcchile.cl o en cualquier agencia de AFC.
3. ¿Cómo debo informar los cambios de contrato, desde un plazo fijo a uno indefinido?
Debe dar aviso a la AFC a través de la planilla de cotizaciones, recuadro Movimiento de Personal, indicando para ese trabajador el Código N°7 (Transformación del contrato a plazo fijo a plazo indefinido).
Además, debe modificar la cotización, ya que cuando el contrato es a plazo fijo, por obra o faena, el empleador aporta el 3% de la renta imponible del trabajador y en contratos indefinidos el empleador aporta un 2,4% y el trabajador un 0,6% de la renta imponible del mes, con tope de 101,1 UF.
4. ¿Qué debo hacer cuando un trabajador de mi empresa, por el cual cotizo al seguro de cesantía, no aparece como afiliado en los registros de la AFC?
Debe suscribir un reclamo en un centro de atención (corresponde a la red de agencias de las AFP), en lo posible adjuntando el aviso de contratación que usted efectuó a la AFC y la planilla de pago de alguno de los períodos involucrados, para certificar de esta manera la afiliación de ese trabajador al seguro de cesantía.
5. Si la empresa no pagó las cotizaciones del seguro de cesantía durante el período de licencia médica de un trabajador, ¿qué debo hacer para regularizar esa situación?
Debe acudir a una sucursal de cualquier AFP para que le calculen los reajustes e intereses, y proceder posteriormente a pagar en un agente recaudador.
6. ¿Dónde debo acudir para aclarar la situación de DICOM por Declaración y No Pago (DNP) ya pagadas?
Debe acercarse a una agencia de cualquier AFP a solicitar el certificado respectivo (Aclaración Boletín Laboral). Esta aclaración aparece en el boletín dentro de 48 horas.
7. ¿Dónde obtengo el certificado de cotizaciones pagadas en mora?
Este certificado se puede solicitar en una agencia de cualquier AFP. Este documento acredita que el trabajador tiene todas las cotizaciones previsionales "en mora" pagadas al momento del despido.
8. ¿Dónde puedo obtener un certificado de deuda actualizada?
Este certificado se puede solicitar en una agencia de cualquier AFP.
9. ¿Dónde puedo obtener un certificado para descontar de la indemnización el aporte que la empresa hizo al trabajador?
Este certificado lo puede obtener en www.afcchile.cl. Debe ir al sitio privado de Empleador y elegir la opción "Certificados". Recuerde que sólo descontará el 1,6% del 2,4% que usted cotizó mensualmente por cada trabajador con contrato indefinido. El 0,8% restante, que se abona en el fondo de cesantía solidario, no lo puede descontar.
10. ¿Qué trámites debo realizar en caso de contratar o cesar trabajadores?
El empleador debe comunicar toda iniciación o cesación de servicios a la AFC dentro del plazo de 15 días corridos, contados desde la fecha del contrato o término del mismo.
Usted puede hacer estos avisos ya sea que se trate de uno o varios trabajadores completando el formulario de Inicio o Cese y realice el procedimiento en forma fácil, rápida y expedita.